در جلسه‌ای کاملا رسمی با حضور اعضا هیات مدیره یک شرکت تولیدی، مدیرعامل که عضو هیات مدیره هم بود با همان لحن صریح و بی‌پرده‌ای که از اکثر بچه‌های شهر ری سراغ داریم، جلسه را  اینطور شروع کرد :

"شما مالی‌چی‌ها با یه بغل کاغذ می‌آیید توی جلسه و فقط هم خودتون می‌فهمید چی می‌گید. ما که نمی‌فهمیم این عدد رقم‌هاتون چه معنایی میده "

شاید فکر کنید این حرف از دهان یک مدیر کم سواد دولتی که دست راست و چپ‌اش را تشخیص نمی‌دهد و اصلا نمی‌داند صورت مالی و گزارش حسابداری چیست بیرون پریده است، اما اشتباه می‌کنید. مدیری که این حرف را زد آدم کاملا با سواد و البته عمل‌گرایی است که سوابق مدیریتی بسیار خوبی دارد و صورتهای مالی را خیلی خوب می‌فهمد، او از زمانی که به عنوان مدیرعامل پایش را به شرکت گذاشته تغییرات مهمی ایجاد کرده و وضعیت شرکت را به لحاظ مالی و به لحاظ تولید و  توسعه، بهبودهای اساسی داده است.

پس چرا بعضی از مدیران چنین احساسی به گزارش‌هایی که ما حسابدارها می‌دهیم دارند؟

 

دلایل و راه‌حل‌هایی که به ذهن ما می‌رسد اینها هستند  :

• گزارش بیات می‌دهیم. بله، گزارش هم می‌تواند مثل نان بیات شود و تازگی‌اش را از دست بدهد. یادمان باشد به موقع بودن و قابل اتکا بودن، بسیاری از مواقع روبروی هم قرار می‌گیرند. گاهی نیاز است یکی را فدای دیگری کنیم.

• قبل از جلسه ارائه گزارش، هماهنگی‌های لازم را انجام نمی‌دهیم. مدیران وقتی بی‌حوصله می‌شوند گوش‎هایشان بسته می‌شود. پس مهم است وقت خوبی را برای ارائه صورتهای مالی انتخاب کنیم.

• فرمت و شکل ظاهری گزارش: نوع فونت - ریزی و درشتی فونت - کاغذی که استفاده می‌کنیم، تعداد نسخه‌هایی که با خودمان به جلسه می‌بریم. همه، مسایل به ظاهر جزئی اما مهمی هستند که مطالعه گزارش حسابداری را خوشایند می‌کنند.

• ترتیبی که در مورد صورتهای مالی صحبت می‌کنیم. ما به تجربه فهمیده‌ایم بهتر است اول از سود و زیان دوره قبل شروع کنیم تا ذهن‌ها کمی آماده شود، بعد به سراغ سود و زیان این دوره برویم و بعد از این مقدمات برویم سروقت صورت وضعیت مالی (ترازنامه)

• اگر گزارش‌تان زیان و یا سود قابل توجهی نشان می‌دهد و کسی از بیرون وارد جلسه می‌شود صبر کنید تا آن شخص از اتاق جلسه خارج شود. وقتی مطمئن شدید فقط افرادی که مجازند، در جلسه هستند بقیه گزارش را بخوانید.

• در کنار صورتهای مالی که قطعا با وفاداری به استانداردهای حسابداری تهیه می‌شوند یک گزارش کوتاه یک صفحه‌ای که بتواند واقعیتی را به مدیران منعکس کند و روی تصمیم‌های آنها اثر بگذارد با خودتان به جلسه ببرید. می‌دانم این کار، وظیفه حسابداری مدیریت است. اما دقت کنید، رفتار  انسانها در موقعیت‌های مختلف تغییر قابل توجهی نمی‌کند. فرض کنید دارید برای خودتان لباس می‌خرید و فروشنده یک کراوات یا یک جفت جوراب به شما می‌دهد و پولش را نمی‌گیرد، این کار چقدر شما را خوشحال می‌کند؟ آن یک صفحه نقش جوراب یا کراوات مجانی را بازی می‌کند و اتفاقا می‌تواند خیلی بدرد مدیران بخورد.

• همیشه جلسه را با حس خوب ترک کنیم.

آن روز در آن جلسه، ما تلخ‌ترین حرفها را  به هیات مدیره زدیم و شنیدیم و بحث کردیم. اما نهایتا وقتی دیدیم همه حاضرین در جلسه با یک برنامه عملیاتی چکش کاری شده و چند ایده خوب دارند از جلسه بیرون می‌آیند، احساس خوبی داشتیم.

 

 

• حسابداری
• بهروز مطیع
• پوریا رسولی
• گزارشات مالی
• سوپرویژن حسابداری
• دودوتا چارتا